Le carnet de suivi et d’entretien : un outil important
Parmi les mesures relatives à l’entretien du véhicule, l’utilisation d’un carnet de suivi pour chaque véhicule ou remorque, en complément de l’entretien périodique prévu par le constructeur, permet aux dirigeants et conducteurs de vérifier l’état de leurs véhicules utilisés pour le transport de marchandises.
Ce carnet participe à la réduction des risques de panne, aux situations problématiques qui en découlent, à l’amélioration générale de l’état du parc de véhicules et à l’image de l’entreprise.
Répartition des rôles entre conducteurs et employeurs
Les conducteurs doivent effectuer les contrôles avant départ, renseigner les défauts constatés, les opérations d’entretien réalisées (si elles sont à leur charge), et informer leur responsable en cas de problème.
Le chef d’entreprise est responsable de la mise en place du carnet de suivi, veille à la correction des défauts signalés et interdit l’usage d’un véhicule en cas de dysfonctionnement non résolu.
Les points clés de la mise en œuvre d’un carnet de suivi :
- Présentation et démonstration du carnet de suivi, de son mode de fonctionnement et des objectifs à atteindre à tous les conducteurs.
- Désignation des personnes responsables du suivi et de l’entretien du parc (gestionnaire, partenariat avec un garage pour l’entretien périodique…).
- Définition collective de la fréquence et des rubriques du carnet, en fonction de l’usage des véhicules.
Des outils dématérialisés pour améliorer la communication
Pour faciliter la communication des signalements de réparation, des formulaires dématérialisés peuvent être mis en place via des applications d’entreprise. Ces outils permettent de transmettre instantanément les demandes de réparation aux services concernés (exploitation et maintenance), peu importe la localisation du conducteur.
La dématérialisation contribue aussi à alléger la charge cognitive des salariés, en centralisant les informations et en réduisant au maximum les oublis lors des échanges avec la régulation.
Cela permet à l’entreprise d’être plus réactive et d’améliorer la gestion de son parc de véhicules.